Trong công việc khi quản lý dự án lớn hay nhỏ chắc hẳn bạn thường phải đối mặt với không ít những xung đột, khó khăn và bất đồng quan điểm với đồng nghiệp. Để tạo một dự án hoàn thiện, không chỉ cần có sự hỗ trợ của cố vấn, các cộng sự mà còn cần đến sự trợ giúp của bộ công cụ quản lý thông minh, hiệu quả. Do đó, việc tìm phần mềm quản lý dự án chính là giải pháp tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số.
1. Thông tin chung về phần mềm quản lý dự án
1.1 Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án là công cụ quản lý, được tạo bởi các chương trình được thiết lập sẵn dùng để quản lý toàn bộ hoạt động phát sinh trong công việc của cá nhân, dự án hay phòng ban chức năng. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ từ bước lập kế hoạch, dự toán chi phí đến sắp xếp nhân sự, nguồn lực, tiến độ công việc….
Việc áp dụng phần mềm quản lý tổng thể dự án giúp quy trình triển khai trở nên đơn giản, chi tiết hơn bằng cách cung cấp công cụ hỗ trợ việc lập kế hoạch mục công việc, theo dõi tiến độ, quản lý lịch trình, theo dõi thời gian làm việc, lưu trữ tập tin và tạo hóa đơn.
Xem thêm: 1Office – Phần mềm quản lý dự án xây dựng hiệu quả nhất hiện nay
1.2 Lợi ích của phần mềm quản lý dự án đối với doanh nghiệp
Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi
Được hoạt động trên nền tảng web, người dùng có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối mạng. Do đó, việc điều hành công việc từ xa hay làm việc online không còn là trở ngại nữa. Dù ở bất cứ đâu, bạn đều có thể dễ dàng cập nhật thông tin công việc cũng như tiến độ và những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc ngay trên hệ thống phần mềm. Từ đó, giúp cho việc quản lý trở nên hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.
Quản lý tổng thể, chi tiết thông tin dự án
Với phần mềm, bạn có thể theo dõi và giám sát toàn bộ hoạt động của dự án từ tổng thể quá trình thực hiện dự án: từ việc đưa ra kế hoạch, phân loại các hạng mục và dự kiến các công việc, nhân sự cần có, tiến trình làm việc, báo cáo,… Từ đó, bạn có thể quản lý các bộ phận, quy trình thực hiện theo một hệ thống thống nhất.
Ngoài ra, tính năng phân chia các hạng mục con, các bộ phận cụ thể giúp việc quản lý được thực hiện chi tiết hơn. Mỗi cá nhân, phòng ban sẽ thực hiện những công việc gì đều được báo cáo một cách chi tiết nhất. Như vậy, phần mềm hỗ trợ tối đa việc quản lý công việc một cách đa chiều, tổng thể và chi tiết nhất. Bạn có thể tham khảo thêm về cách phân biệt quản lý công việc và quản lý dự án chính xác.
Quản lý đồng bộ, tập trung
Bằng việc quản lý tập trung toàn bộ hệ thống công việc của chủ doanh nghiệp, nhân viên trên cùng một hệ thống duy nhất. Phần mềm giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và giám sát tình hình làm việc, tiến độ dự án, nhân viên nào quản ý để đốc thúc, hay ra quyết định nhanh chóng ngay trên phần mềm. Chỉ với một cú click chuột, mọi dữ liệu và tài liệu liên quan đến dự án đều được đồng bộ, thuận lợi hơn trong quá trình tìm kiếm tài liệu của nhân viên trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Dễ dàng tùy chỉnh dự án
Nếu như trước kia việc tùy chỉnh dự án bằng giải pháp thủ công khiến bạn mất nhiều thời gian, công sức. Giờ đây với các phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép bạn tùy chỉnh các dự án một cách dễ dàng, tiện lợi theo từng giai đoạn, kế hoạch. Có thể nói, đây là một điểm nổi bật nhất của phần mềm, giúp doanh nghiệp linh động tùy chính quy trình làm việc mà vẫn giữ được chất lượng công việc.
Như đã thấy, việc áp dụng phần mềm là một giải pháp cực kỳ quan trọng, có ý nghĩa to lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt đối với ngành xây dựng thì việc áp dụng phần mềm quản lý giúp người dùng theo dõi tiến độ một cách dễ dàng. Dưới đây, 1Office xin giới thiệu các phần mềm quản lý thông tin dự án hiệu quả, được nhiều người sử dụng nhất hiện nay để độc giả tham khảo vè lựa chọn cho mình sản phẩm phù hợp nhất.
2. Top 7 phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt nhất hiện nay
2.1 Phần mềm quản lý dự án 1Office
Giải pháp quản lý dự án 1Office đang được đánh giá là phần mềm hàng đầu trên thị trường hiện nay được người dùng ưa chuộng. Được đánh giá là nền tảng quản lý tổng thể công việc và quy trình tốt nhất hiện nay, 1Office đã triển khai thành công cho hơn +3000 doanh nghiệp và hơn 200.000 người sử dụng. Từ đó, giúp nhà quản trị phân công công việc nhanh chóng, theo dõi và giám sát tiến độ chính xác, kịp thời….
Các tính năng chính của phần mềm quản lý dự án chi tiết 1Office
Quy trình rõ ràng thống nhất trên 1 nền tảng duy nhất
- Kiểm soát chặt chẽ dự án: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc.
- Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu
- Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp
Báo cáo tiến độ dự án Real-time trực quan
- Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
- Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…)
- Đo lường chính xác kết quả đạt được của các phòng ban/cá nhân. Tự động tính phần trăm lỗ lãi trên từng dự án nhanh chóng. Bạn có thể tìm hiểu về cách quản lý da dự án hiệu quả giúp tăng năng hiệu suất làm việc dễ dàng.
Chuẩn hoá quy trình, nâng cao hiệu suất công việc
- Chủ động theo dõi tiến độ, quy trình dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh
- Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao
- Phát hiện điểm nóng trong luồng phối hợp nhờ dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và có phương án tối ưu quy trình chính xác, hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân
- Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc
Ngoài những tính năng trên, phần mềm quản lý tiến độ dự án cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf…để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu nhanh chóng, tiện lợi.
Để đăng ký sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu chi phí vận hành, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office sẽ liên hệ và tư vấn.
Bạn có thể tham khảo video dưới đây để hiểu hơn các chức năng của phần mềm quản lý tổng thể dự án:
2.2 Phần mềm Wrike Software
Wrike là phần mềm khá phổ biến hiện nay giúp quản lý dự án, quản trị công việc. Với khả năng tùy biến nhanh, phần mềm cho phép người dùng tự do sửa đổi bảng điều khiển của nó theo ý thích của họ.
Ví dụ, tính linh hoạt này cho phép bạn và nhóm của bạn biến đổi nó thành một giải pháp hợp tác và quản lý công việc tổng thể. Ngoài ra, tính năng theo dõi thời gian được bao trùm tích hợp với Zapier, giải pháp tự động hóa ứng dụng web.
Tuy nhiên, Wrike chỉ phù hợp với những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí. Nếu một doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng các chức năng chuyên sâu hơn thì phải mua bản quyền phần mềm wrike gói đắt tiền hơn, trong khi kinh phí không hề nhỏ.
Xem thêm: 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp!
2.3 Phần mềm quản lý dự án miễn phí Due
Due là một phần mềm quản lý chi phí dự án, nhắc nhở công việc hiệu quả sử dụng cho doanh nghiệp hoặc team làm việc có quy mô nhỏ. Với tính năng nhắc nhở công việc nhanh chóng, kịp thời, phần mềm sẽ liên tục nhắc nhở bạn những nhiệm vụ cho đến khi bạn hoàn thiện chúng. Chế độ thông báo chỉ tắt khi bạn nhấn “đã hoàn thành”
Bởi ưu điểm của Due là tập trung vào tính năng nhắc việc nên các nhiệm vụ khác trong quản trị công việc như: báo cáo, lập kế hoạch, giao việc còn nhiều hạn chế. Do đó, phần mềm chỉ phù hợp với những người muốn tìm kiếm giải pháp quản lý công việc cho quy mô nhỏ và vừa.
2.4 Phần mềm Jira
JIRA là một giải pháp phần mềm quản lý dự án miễn phí từ công ty phần mềm Atlassian, công cụ được thiết kế giúp doanh nghiệp thiết lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả). Do đó, các phiên bản sản phẩm liên tục được update dựa theo phản hồi của khách hàng.
Nhưng phần mềm còn tồn tại một số vấn đề như: Giao diện còn phức tạp, khó sử dụng khi chưa được đào tạo, làm quen về phần mềm mất nhiều thời gian. Đặc biệt, phần mềm chỉ giới hạn về một số lĩnh vực nhất định, chỉ phù hợp với các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.
2.5 Phần mềm quản lý Project manager
Project manager được biết đến là phần mềm quản lý dự án theo thời gian thực, giúp người dùng đo lường và theo dõi chính xác dược lịch trình, ngày tới hạn của công việc. Phần mềm mang đến cho người dùng nhiều tính năng nổi bật như: quản lý dự án theo dạng bảng, dạng Gantt, lên kế hoạch dự án..
Hiện nay phần mềm chỉ cung cấp bản tính phí, cho nên người dùng phải đầu tư một khoản khá lớn để có thể trải nghiệm phần mềm. Trong đó, gói thấp nhất dành cho việc quản lý dự án cá nhân với chi phí từ 15usd/người/tháng.
2.6 Phần mềm quản lý dự án, công việc Asana
Asana là giải pháp quản lý dự án giúp người dùng có thể sắp xếp được công việc một cách tối ưu nhất, giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn, đặc biệt hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm.
Sở hữu giao diện đẹp mắt, khoa học, người dùng có thể theo dõi tổng quan các thông tin như: Danh sách, phân chia công việc theo thứ tự từ lớn đến nhỏ và theo dõi được tổng thể dự án của mình một cách trực quan nhất.
Điểm trừ của Asana là chi phí phần mềm quản lý dự án này khá đắt đỏ với mức 9.99$ / người dùng / tháng. Có thể thấy, để sử dụng trọn vẹn các tính năng của Asana thì doanh nghiệp phải bỏ ra một mức phí khá cao. Ngoài ra, phần mềm chỉ thích hợp với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng hoặc các công ty lớn, mà một người cần phải tham gia nhiều dự án / phòng ban khác nhau.
2.7 LiquidPlanner
LiquidPlaner được mệnh danh là phần mềm quản lý chi phí dự án và theo dõi công việc đáp ứng nhiều nghiệp vụ phức tạp với quy mô nhân sự lớn. Phần mềm đáp ứng nhiều tính năng chuyên nghiệp cho các công việc như: hoạch định, lên kế hoạch dự án, đo lường, theo dõi và giám sát tiến độ. Từ đó, giúp phân tích hiệu quả công việc một cách chi tiết nhất, giúp bạn nhận biết được những điểm mạnh, điểm yếu cần phát huy của dự án.
Tuy nhiên giá thành của phần mềm cao nên chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định, quy mô lớn. Đối với những doanh nghiệp nhỏ thì phải bỏ ra một mức chi phí khá cao cho phần mềm này.
Trên đây là Top 7 phần mềm quản lý dự án hiệu quả, chuyên nghiệp nhất hiện nay giúp bạn tối ưu quá trình công việc một cách hiệu quả, dễ dàng. Đồng thời, chúng tôi cũng đưa ra quy trình quản lý dự án phần mềm, hiệu quả nhất với giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể 1Office.
